Fondation d'entreprise
 
 
Louis-Serge Real Del Sarte
Réseaux sociaux 
04 fév 2019

Comment réussir une charte des réseaux sociaux en entreprise ?

Un article de notre expert digital Louis-Serge Real del Sarte.
Vous attendez sans doute de vos salariés une communication en ligne avec vos valeurs et votre stratégie. Leur présence sur les réseaux sociaux pour le compte de l’entreprise sera encadrée par la mise en place de votre charte des réseaux sociaux. Celle-ci a pour objet de protéger votre entreprise et votre marque. Non indispensable pour les TPE, elle devient utile au-delà des trente salariés et est fortement recommandée pour les entreprises de plus de 200 salariés. La finalité de la charte est pédagogique, un prérequis au virage digital. L’objectif est d’obtenir une présentation des collaborateurs en ligne identique cohérente et en phase avec celle de votre entreprise.

Distincte de la charte informatique soumise aux fourches caudines des syndicats, une charte des réseaux sociaux indique clairement certaines règles à suivre. Quels en sont les principes directeurs pour que les salariés puissent les observer ?

Les éléments constitutifs d’une charte des réseaux sociaux

Un premier volet d’introduction explique la stratégie de l’entreprise en matière digitale et comment protéger l’entreprise et ses salariés en énumérant les principes de bases à respecter. Le second volet reprend ces éléments pour constituer la charte sous forme juridique, préalablement visée par un avocat avant sa parution sur l’intranet de l’entreprise. Pensez à faire préciser son existence par le service RH dans le contrat de travail.

Voici les éléments principaux de cette charte :
  • Un rappel sur la notion de responsabilité des contenus publiés
  • Le droit ou non de création d’un blog d’entreprise
  • Le respect de la marque, le nom commercial, les secrets commerciaux, la méthodologie de l’entreprise, les données comptables et la vie privée des salariés, des cadres dirigeants ou de ses clients
  • La recommandation d’éviter les avatars sur un profil de réseau social : la transparence est requise pour éviter tout dérapage derrière l’anonymat de principe puisqu’une adresse IP est aujourd’hui facilement traçable. Le réseau social est aujourd’hui dans l’obligation d’aider le Ministère public dans le cas d’une plainte.
  • L’évocation de la politique du groupe : si le salarié est personnellement impliqué par le sujet qu’il met en ligne, il doit être le premier à le souligner.
  • La fonction ou le titre qu’il sera possible de publier sur un réseau social : la fonction d’un salarié correspond à une fonction bien déterminée en relation avec les ressources humaines. Le respect de son intitulé sur le réseau social nécessitera d’avoir fait le ménage dans les différentes présentations possibles des salariés sur le mail, la carte de visite, l’intranet et le contrat de travail.
  • La communication sur les concurrents : lorsqu’un sujet cite une entreprise concurrente, il sera conseillé au salarié de garder une certaine réserve vis-à-vis de son entreprise pour ne pas l’engager.
  • Le type de publication : le salarié est-il l’expert habilité sur le sujet et est-il autorisé à publier des propos dessus ?
  • Une clause protectrice de non responsabilité sur les commentaires postés en ligne et un rappel sur la puissance des réseaux sociaux avec la preuve par la capture d’écran : l’objectif est de sensibiliser le salarié sur le contenu qu’il publie et de limiter la divulgation des informations personnelles sensibles ou sur le travail, les autres collaborateurs dont il pourrait perdre la propriété une fois reprise par des tiers.
  • Le rappel de l’absence de frontière entre la vie professionnelle et la vie privée : ses publications personnelles relatives au lien avec votre entreprise deviennent alors publiques.
  • L’importance de la vérité : les contenus des salariés doivent donc être conformes à leur activité, aux normes professionnelles de l’entreprise et à ses valeurs.
Quels conseils de base pourriez-vous associer ?
  • Créer de la valeur ajoutée, le meilleur moyen d’être lu est d’écrire des propos qui intéressent les gens
  • Responsable de vos écrits, veillez à respecter les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) des réseaux sociaux utilisés
  • Soyez leader en respectant vos concurrents
  • Toujours vérifier vos sources avant publication
  • La qualité de l’orthographe : responsable de vos écrits, vous engagez votre employeur.
Que doit contenir la charte des réseaux sociaux ?
  • Le service qui l’a rédigé, la date et le numéro qui évoluera en fonction de ses évolutions
  • Un préambule définissant les personnes à qui elle s’adresse
  • L’objectif de la charte et la mention sur les conséquences de son non-respect
  • Un rappel sur la non-divulgation en externe et les règles de prudence sur les réseaux sociaux
  • Un rappel sur l’intérêt de positionner l’adresse internet de l’entreprise sur ses profils
  • L’accord tacite d’utilisation du nom de l’entreprise rattaché à votre patronyme et votre fonction
  • L’homologation par la direction de la communication et son approbation par la direction générale du groupe
  • Le choix possible d’affichage des adresses mails personnelles ou professionnelles
  • Les standards de présentation de l’entreprise définis dans la charte graphique du groupe
Quelles recommandations comportementales ?
  • L’éthique de communication en ligne : vous êtes légalement et juridiquement responsables de vos écrits en ligne, des commentaires et propos publiés
  • Votre profil doit refléter l’exacte situation de votre poste. Une formation spécifique à ces nouveaux outils de promotion en ligne, recommandée et non obligatoire
  • La modération : les écrits engagent et seront autant de preuves qui pourraient être retenues contre l’entreprise
  • L’engagement à modifier le profil dans un délai défini lors du départ du collaborateur
  • Le respect de la concurrence
  • L’interdiction de publier des propos injurieux, racistes, xénophobes, dégradants, insultants ou provocateurs qui puissent nuire à l’image de l’entreprise
  • La clause de confidentialité
  • Une précision sur les horaires possibles de connexion durant les heures de travail la liste des réseaux sociaux autorisés. Un principe fondamental concernant le but des publications, créatives de valeur ajoutée pour l’entreprise. L’objectif pour l’entreprise d’y autoriser ses collaborateurs est de devenir un ambassadeur naturel
  • Des claires sur les frais concernant leurs inscriptions à titre personnel au travers des espaces en ligne, blogs ou réseaux sociaux à leur charge.
  • Le respect des abonnements et CGU en vigueur sur les réseaux sociaux de l’entreprise.
 

Louis-Serge Real Del Sarte est coach, consultant en réseaux sociaux, formateur et président Fondateur Associé de YLFLY.

Il est l'expert digital de la Fondation d'entreprise MMA des Entrepreneurs du Futur.


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